Charte RGPD

1. Confidentialité

Image & Communication SPRL, numéro d’entreprise BE 0474.692.165, représentée légalement par Monsieur Marc Verdin, accorde une grande importance à la loi sur le RGPD.

Dans ce cadre, Image & Communication met tout en œuvre pour garantir le traitement de l’ensemble des données à caractère personnel (collecte, traitement sécurisé, transparence, confidentialité) et ce vis-à-vis de nos clients, fournisseurs et sous-traitants.

Pour rendre cela possible, la présente charte a pour but de donner un maximum d’informations concernant la manière dont sont traitées les données.

Sachant aussi que le fait de nous communiquer des données personnelles implique que vous ayez pris connaissance de notre charte, et que la signature du consentement annexé marque votre accord sur le traitement de ces données.

2. Données personnelles

Désigne toute information concernant une personne et permettant de l’identifier, par exemple les noms et prénoms, les adresses électroniques, le numéro de téléphone, les informations de paiement. Ces informations ne comprennent pas les données dans lesquelles l’identité a été supprimée (données anonymes).

Les données personnelles que nous recueillons à votre sujet peuvent inclure, sans que cela soit limitatif : votre nom, votre adresse électronique, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, vos informations relatives à la facturation, vos réponses à des enquêtes, vos détails d’offre de prix et commandes et d’autres informations que vous pouvez nous fournir à votre sujet par l’intermédiaire de notre site, d’échanges d’e-mails ainsi que celles reprises dans nos échanges commerciaux

3. Utilisation de vos données personnelles

Nous utilisons les données personnelles que nous recueillons à votre sujet uniquement à des fins spécifiques, notamment, sans que cela soit limitatif, pour vous offrir nos services, pour gérer votre dossier.

Nous utilisons vos données personnelles uniquement lorsque nous y sommes autorisés par la loi. En général, nous utilisons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :
Lorsque nous en avons besoin pour exécuter tous types de contrat ou suivi que nous avons conclu avec vous;
Lorsque cela est nécessaire pour la défense de nos intérêts légitimes (ou de ceux d’un tiers) et que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne l’emportent pas sur ces intérêts;
Avec votre consentement;
Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ou réglementaire.

4. Registre des données

L’ensemble des plans d’actions, procédures, chartes et documents requis pour appliquer le
RGPD est rubriqué dans le registre des données, qui est géré par notre DPO Salvo Principato et validé par Marc Verdin notre Directeur-Gérant.

Ce registre reprend les grands principes de base du RGPD

Licite, Loyal et Transparent – Limitation des finalités – Minimisation des données – Limitation de conservation – Exactitude – Intégrité et Confidentialité

Ce registre et l’ensemble des documents du RGPD sont conservés dans un endroit sécurisé pour la version papier et sécurisé de manière informatique (selon nos procédures).

5. Les finalités du traitement et la base juridique

5.1. Données du client

Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos clients, de leur personnel, de leurs collaborateurs, préposés et toute autre
personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution des accords avec nos
clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution d’un contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime.

Pour les activités de prospection directe par e-mail (tels que les newsletter ou les invitations pour des évènements), l’autorisation sera toujours demandée et pourra, à tout moment, être retirée.

5.2. Données des fournisseurs et sous-traitants

Nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels (sub)sous-traitant(s), de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution de cet accord, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires, et/ou notre intérêt légitime.

Pour les activités de prospection directe par e-mail (tels que les newsletter ou les invitations pour des évènements), l’autorisation sera toujours demandée, et pourra à tout moment être retirée.

5.3. Données du personnel

Nous traitons les données à caractère personnel de nos travailleurs dans le cadre de notre gestion du personnel et de la gestion des salaires. Eu égard sa nature spécifique, ce traitement est traité de façon plus élaborée dans une politique de protection des données pour travailleurs, règlement de travail avec ses annexes et charte liée au personnel (consentement et respect du RGPD)

5.3.1. Gestion des durées de conservation des données du personnel

Détaillé et déterminé dans nos procédures

5.3.2. Gestion du consentement du personnel

Document spécifique réalisé et tenu dans le registre des données

5.3.3. Gestion du respect du RGPD

Charte et annexe au règlement de travail, faite pour chaque travailleur

5.3.2. Gestion des candidatures

Soit dans le cadre d’une candidature d’emploi recherché par notre société, soit dans le cadre de candidature spontanée, nous serons amenés à collecter ou recevoir les données suivantes :

• Nom et prénom
• Adresse
• âge, date et lieu de naissance
• Sexe
• Nationalité
• Photographie
• Situation matrimoniale
• Coordonnées
• Formation
• Expérience professionnelle
• Statut d’immigration (besoin ou non d’un permis de travail)
• Une copie de votre permis de conduire et/ou passeport/carte d’identité
• Numéro de registre national
• Informations sur la diversité, y compris origine raciale ou ethnique, religion ou autres croyances similaires et santé physique ou mentale, y compris informations relatives au handicap
• Renseignements sur toute condamnation pénale (si cela est requis pour le poste auquel vous souhaitez postuler)
• Renseignements sur votre rémunération actuelle, votre régime de retraite et vos avantages sociaux
• Informations sur vos centres d’intérêt et besoins concernant votre futur emploi
• Informations complémentaires que vous choisissez de nous communiquer

Une procédure complète décrit cela ainsi que la durée et le mode de conservation.

6. Sécurité

Image & Communication a mis en place de nombreuses mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles afin d’assurer l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données des personnes qui sont amenées à interagir avec notre société.

Image & Communication a, en particulier, mis en place des techniques de sécurité afin de protéger les données personnelles stockées dans des serveurs informatiques contre les accès non autorisés, les usages inappropriés, les altérations, la destruction illégale ou accidentelle et la perte accidentelle.

Image & Communication s’engage dans un processus de suivi et d’amélioration continu de ses procédures de sécurité afin de tenir compte des nouvelles technologies ou des nouveaux risques.

Image & Communication a mis également en place des contrats et imposé des obligations spécifiques à ses sous-traitants, ses partenaires ou son personnel afin que le traitement manuel et électronique de toute donnée personnelle soit traitée d’une manière confidentielle et dans des mesures de sécurité appropriées afin d’éviter toute mauvaise utilisation de ces données.

Si vous soupçonnez une utilisation abusive, une perte ou un accès non autorisé concernant vos informations personnelles, veuillez nous en informer immédiatement.

7. Droits

Conformément à, et selon les conditions de la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du règlement général de la protection des données, nous vous informons que vous
disposez des droits suivants :

Droit d’accès : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons sur vous et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.

Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir une rectification (correction) des données à caractère personnel erronées vous concernant, ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.

Droit à l’oubli ou à la limitation des données : vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant ainsi que de limiter le traitement de ces données dans les circonstances et sous les conditions stipulées dans le règlement général de la protection des données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données nécessaires pour le traitement des salaires, l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer contre le traitement des données nécessaires pour l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront alors traitées uniquement si nous disposons d’une autre base juridique.

Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne comprend pas de profilage et que vous ne serez pas sujet à des décisions entièrement automatisées.

Vous pourrez exercer les droits précités en vous adressant à Marc Verdin, notre Directeur-Gérant via un email à info@image-c.be, par téléphone au +32 (0)4 232 40 40 ou par courrier au siège de la société, Boulevard Emile de Laveleye 93B – 4020 Liège, à l’attention de notre DPO Salvo Principato.

Nous mettons tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la réglementation applicable. Si vous estimez toutefois que vos droits n’ont pas été respectés et que vous estimez que vos inquiétudes ne sont pas écoutées au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de l’ADP (Autorité de Protection des Données), rue de la Presse 35 – 1000 Bruxelles.

Vous pouvez aussi avoir recours à la voie judiciaire, si vous estimez que vous subissez un préjudice causé par le traitement de vos données à caractère personnel.

8. Accès par des tiers

En vue du traitement de vos données à caractère personnel, nous autorisons l’accès à vos données à caractère personnel à nos travailleurs, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection en imposant des obligations contractuelles à ces travailleurs, collaborateurs et préposés, semblables à celles décrites dans l’Avis de protection des données.

9. Avez-vous des question ?

S’il vous reste des questions concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel après avoir lu cette charte générale de protection des données, vous pouvez contacter notre DPO Salvo Principato par email à info@image-c.be, par téléphone au +32 (0)4 232 40 40 ou par courrier au siège de la société, Boulevard Emile de Laveleye 93B – 4020 Liège.